Reconhecer o trabalho de seus colaboradores e valorizar as parcerias da sua companhia é parte essencial do sucesso do negócio.

 

Um dos jeitos de fazer o reconhecimento valer é com eventos de premiação. Eles demonstram o quanto você se importa com seus funcionários, com os clientes e os parceiros.

 

Mas, para que a premiação seja um sucesso, é preciso dedicação. O planejamento leva tempo e dinheiro, afinal, você não quer passar a impressão da cerimônia ter sido preparada em cima da hora.

 

Agora, se a sua companhia não tem um orçamento gigante disponível, o que é comum, entenda como precificar eventos de premiação sem tirar o brilho da cerimônia.

 

 

Conheça a fundo seu orçamento

 

Seja o máximo realista possível. Não adianta querer tudo de mais sofisticado se você não vai ter dinheiro para isso. Procure escolher o que vai funcionar melhor com criatividade, sempre pensando no estilo que melhor combina com a cultura da sua empresa.

 

Claro, sempre é possível negociar e conseguir bons descontos e ofertas. Mas não conte com isso totalmente. Seu orçamento não pode ser muito no limite – mais tarde, é preciso guardar um extra para eventualidades.

 

Se você não tem muita experiência na produção de eventos de premiação, faça uma boa pesquisa de todos os fornecedores da cidade. Entrar em contato com os clientes de cada um também ajuda a garantir que você vai escolher aquele que ofereça o melhor serviço.

 

Como definir o que é importante

 

Com o orçamento limitado, precificar eventos de premiação significa decidir o que é importante manter e o que é possível cortar. Em alguns itens, você com certeza não quer economizar; em outros, pode ser uma boa decisão manter a simplicidade.

 

Para evitar cortes de que o público não vai gostar, pense em quem vai comparecer ao evento. Algumas vezes, os motivos são claros, como os familiares de algum indicado indo para prestigiá-lo. As pessoas podem querer estar no seu evento por esses motivos:

 

Networking

 

Seu evento pode ser o momento oportuno para as pessoas do setor interagirem entre si. Isso não quer dizer que você esteja organizando um evento só para o benefício de terceiros, mas sim que ele é tão relevante no meio que estar presente é quase obrigatório para os profissionais.

 

Por isso, não deixe de fora o momento de confraternização, com espaço suficiente para o buffet e boa comida e bebida. Para isso, você pode, por exemplo, cortar a despesa com a contratação de banda; afinal, muitos estão lá para conversar e trocar contatos.

 

Entretenimento

 

Se seu evento de premiação foi feito para celebrar, evite economizar muito neste item. Para entreter os convidados, você pode contratar uma banda local ou um DJ, por exemplo. Tudo depende do estilo da sua empresa e da cerimônia.

 

Antes de contratar um mestre de cerimônias caro, procure dentro da própria empresa quem desejaria apresentar os prêmios. Se a premiação for rápida, não há motivo para gastar demais com o apresentador.

 

Comida e bebida

 

Muita gente vai querer comparecer pela comida e bebida. Não há nada de mal nisso, e você deve fazer o que puder para agradar seus convidados.

 

Os preços de empresas de buffet são melhores, apesar da taxa de serviço. Dentro do pacote, você pode colocar mesa com salgados em vez de uma refeição completa e limitar o número de drinks por convidado, por exemplo.

 

Você pode ainda optar por oferecer o jantar acompanhado de vinho, e depois da refeição quem quiser se servir mais pode se dirigir ao bar.

 

Faça um checklist

 

Para que o evento de premiação seja um sucesso, é preciso pensar nos custos com o aluguel do lugar, buffet, equipamentos de som, funcionários e prêmios. Trabalhar com o limite do orçamento ainda requer a sua criatividade e sabedoria para tomar decisões. Tudo isso pode sobrecarregar você.

 

A melhor estratégia para precificar eventos de premiação sem deixar que nada fuja do controle é pensar um item por vez. Não adianta tentar segurar tudo ao mesmo tempo. Foque em partes específicas do planejamento para que ele dê certo.

 

O checklist de um evento de premiação pode conter os seguintes itens:

 

– Comida e bebida (buffet)

– Entretenimento (banda, DJ)

– Mestre de cerimônias

– Decoração

– Logística (colocação e retirada de estruturas)

– Transporte de convidados

– Convidados especiais (personalidades, influenciadores)

– Estacionamento

– Material promocional

– Distribuição de material promocional

– Website ou aplicativo

– Press release

– Brindes

– Equipamento de som, luz, palco

– Seguranças

– Limpeza

– Taxas com alvará (se forem aplicáveis, em casos de eventos na rua, por exemplo)

– Orçamento de emergência (se possível, 10% do total).

– Placas de homenagem, troféus ou medalhas

 

Com esses itens em mente, considere as fontes de receita. Faz sentido vender ingressos? Se afirmativo, o que eles incluem? Ou a empresa vai arcar com tudo? Você pode lançar mão de patrocinadores, companhias que podem ser coanfitriãs do evento e outros parceiros para adicionar ao seu orçamento.

 

Mesmo com o limite, seu evento será um sucesso. Lembre-se de que o principal propósito dele é homenagear pessoas que ajudaram seu negócio a prosperar e demonstrar apreço por elas. Boa premiação!

 

Quer fazer um orçamento de troféus e placas? Entre em contato conosco!